内容証明郵便の書き方～実務における作り方

こんにちは。本日は、内容証明郵便の実務における作り方について説明します。

◎実務における内容証明郵便の作り方とそのコツを紹介します。

１）同文文書３通の作成

１．３通作成とその意味

・実務における１番大きな特徴は、普通の内容証明郵便の場合、差出人及び受取人の住所氏名を記載した同文の文書３通を、１度に作成してしまうというやり方であります。内容文書を書き、次に謄本２通を作成するということは、殆んどありません。
・そして、この３通を作成するにあたり、先に説明した内容文書作成のルールと、謄本作成のルールを遵守します。こうして作成される３通は、どれを内容文書にしてもよく、また、どれを謄本としてもよいということになります。非常に便利であります。
・なぜ、こんな方法が発達し、慣行化したのでしょうか。理由は簡単であります。まず、内容文書を書き、続いてその謄本を作るという２重の手間、あるいは３重の手間がはぶけるからであります。これを郵便局へ差し出した場合、局側の証明作業がスムーズで時間がかかりません。また、このようにして作られた謄本が、証拠として完璧なのだという、差出人側の意識もあるように思われます。

２．３通作成の方法

・同文の文書３通は、だいたい次の方法で作成されます。
（１）「内容証明書用紙」を使い、カーボン紙をはさんで、手書きまたはタイプライターで３通作成します（最近ではノーカーボンものがあります）。あるいは、１通だけ作成して、あとは複写機にかけるとうい方法もあります。
・上記の用紙は、株式会社日本法令様式販売所などが発行しているもので、１行２０字、１枚２６行のマス目が赤線で印刷されている薄紙の用紙であります。つまり、マス目に１字づつ書き込めば、字数、行数の制限を気にすることなく、簡単に内容証明郵便が書けるというわけであります。個人の内容証明郵便は、これによる場合が多いようであります。

（２）白紙（B４判が普通です）を二つ折りにし、片面（B５判の大きさ）２０字１３行とし、カーボン紙をはさんで手書き又はタイプライターで３通作成します。もちろん、１通を作成し、複写機にかけて３通にする場合もあります。

（３）最近では、ほとんどがワープロで作成されます。プリンター又は複写機にかけて３通にします。

本日はここまでとします。次回、内容証明郵便の書き方・実務における種類に続きます。
またのご訪問お待ちしております。