内容証明の謄本とは？～作成のルール

こんにちは。本日は、内容証明（謄本）作成のルールについて説明します。

◎謄本作成のルール

・内容証明とともに提出する二通の謄本は、次の方法によって作成しなければなりません。

（１）謄本の行数及び字数の制限

１．謄本１枚について、１行２０字以内、２６行以内でなければなりません。
２．横書きの場合は、１行１３字以内１枚４０行以内、又は、１行２６時以内１枚２０行以内で作成することができます。
３．上記１．２の制限は、要するに、総字数において５２０字以内でなければならず、しかも、１行あたりの字数又は１枚あたりの行数のいずれかが上記制限を超えれば、謄本として認められないということであります。ただし、文書や記号を訂正又は挿入した場合に限り、１行あたりの制限字数を超えても差し支えないものとされております。
４．謄本を作成する上で行数や字数を制限するのは何故なのでしょうか。理由は単純であります。料金計算上の必要からであります。したがって、内容文書にこれらの制限がないことは、前に述べたとおりであります。
５．次の場合は、謄本の行数、字数に算入しません。
１）日本郵便株式会社側で記入する証明文
２）「付記」「添付」あるいは「連記」（後で説明します）
３）謄本の文字を訂正、挿入、削除した場合の欄外又は末尾余白の記載。例えば、「〇字加入、〇字削除」等の字句
４）内容文書の欄外印刷。例えば「内容証明用紙」「〇〇法律事務所用紙」のような、内容文書の一部と認められないもの（証明の対象外とされます）
６．内容文書を領収書等として作成し、その形式を適法なものとするため、収入印紙を貼り認印を押して提出することも、便宜、認められます。ただし、上記の収入印紙や認印は証明の範囲外とされ、したがって、この部分は謄本に書き表さなくてもよく、書き表した場合でも、行数、字数には算入しません。
７．内容文書に記載した文字と、謄本に記載した文字の字画が異なっていても（一方で略字を使用する場合など）、そのまま引き受けているようであります。ただし、誤字等で他の意味を有するものは、訂正を求められます。

（２）謄本の行数、字数の計算方法

１．記号は１個１字です。
２．カッコは、上下（横書きの場合は左右）をもって１字とし、上（横書きの場合は左）のカッコの属する行の字数に算入します。
３．カッコの中に数字等がある場合、例えば、（一）、（１）、（イ）などは、文中の序列を示す記号と認められるものは、序列を示した場合に限り、全体として１字と計算されますが、その他の場合には、上記２により計算します。
４．文字や記号に傍点を施したものは、傍点等を含めた全体を１字として計算します。
５．縦書きの中に横書きの入っているものでも、字数及び行数が規定の制限を超えていなければ差し支えありません。
６．割書きは１行に記載されたものとして計算します。

（３）謄本の文字・記号の訂正、挿入、削除

１．謄本の文字又は記号は、改ざんできません。改ざんとは、文字又は記号等をその字体を利用して他の文字等に改めなおすことであります。文字又は記号を改めるときは、必ず訂正の方法によらなければなりません。
２．訂正、挿入又は削除するときは、個所及び字数を欄外又は末尾の余白に記載し、これに押印します（外国人の場合は、印にかえて署名でよいことになっております）。また差出人が数人あるときは、全員の押印が必要であります。
３．訂正、挿入又は削除の場合でも、これを行った行の上部又は下部欄外にその字数を記載してあるなど、一見して、その箇所が明瞭なときは、特にその個所の記載、すなわち「〇行〇字目」などの記載を、省略してもよいことになっております。
４．訂正又は削除にかかる文字は、明らかに読み取ることができるように、字体を残しておかなければなりません。実務上は、該当の字の上に２本線を引いてけしております。

（４）謄本が２枚以上にわたる場合の契印

１．謄本の枚数が２枚以上になったときは、各葉の綴り目に差出人の印で契印します。内容文書の場合は、契印しなくてもよいのです。
２．契印に使用する印は、必ずしも内容文書に押印したものと同じである必要はありません。
３．外国人については、印のかわりに署名でもいいことになっております。

本日はここまでとします。次回、内容証明郵便の種類に続きます。
またのご訪問お待ちしております。