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内容証明郵便の書き方(作り方)

2018/6/27

こんにちは。本日は、内容証明郵便の作り方について説明します。

・「内容証明郵便の作り方は簡単だ」。そう思っている人は多いようであります。そして、たいていは、このように思い込んでおります。「押印した同文の手紙を三通書く。用紙に制限はないが、字数、行数に制限があって、一行が20字以内、一枚が26行以内であればよい。字数の制限の中に、句読点やカッコも入り、これらも一字と計算する。訂正した場合は面倒で、行の頭に、何字加入、何字削除と書いて押印すればよい。同じ制限で横書きもできるらしい。この三通を郵便局に持ち込めば、これに郵便局長が証明文を書いて日付印を押し、一通は相手方に送られ、一通は郵便局が保管、残った一通は返される。返された一通を大切に保管しておけばよい」。

・この思い込みは、実務における経験が生んだ実践的な知識だということができます。もちろん、立派に通用します。しかし、正確ではなく、間違いもあります。上記の三通の文書のうち、相手方に送られる一通は、内容である文書又は内容文書と呼ばれます。証明の対象となる文書であります。日本郵便株式会社の事業所(郵便局等を含みます)と差出人が保管することになる二通は、これの謄本であります。謄本というのは、文書の原本の内容を同一の文字符号によって全部完全に謄写した書面で、原本の内容を証明するために作成されたものをいい、日本郵便株式会社は内容文書と謄本を対照して相違のないことを確かめ、この相違のないことを謄本をもって証明するわけであります(内国郵便約款120条)。そして、大事なことは、字数や行数の制限は、謄本の作成に当たっての制限であって、内容文書における制限ではないということであります(同123条)。このことを知っている人は少ないようであります。すなわち、内容文書は、一行に20字以上書いてあっても、一枚に26行以上書いてあっても、よいというわけであります。印を押す必要もないのであります。ただ実際には、謄本の字数・行数の制限に合うものを三通作成し、そのうちの一通を内容文書とし、他の二通を謄本とするのが一般的となっております。郵便局でも、三通が同じものでないと、事実上受け付けられない場合もあります。なお、文章のレイアウトが気になる場合は、文字数制限の緩和されている電子内容証明を利用するとよいでしょう。

本日はここまでとします。次回、内容文書作成のルールに続きます。
またのご訪問お待ちしております。

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