内容証明とは　～内容証明を作成する時の重要な確認事項とは？～

ご訪問ありがとうございます。
青森県弘前市の行政書士香取です。

本日は、内容証明について説明します。（前回よりの続きになります）。※行政書士が受任した場合について。

◎なんでも内容証明の方が良いのか？

・内容証明は確かに有効な通知手段ですが、「行政書士が作成する郵便書面は、なんでも内容証明で出した方が良い」という訳では有りません。内容証明郵便は、貰いなれていない方も多く、郵便が届くことで当事者感情をさらに悪化させてしまうなど、マイナスに作用するケースも見受けられます。また、封筒の中に回答書や返信用の封筒、資料などを入れる事が出来ません。あえて優しいアプローチをしている場合や、相手方からの回答を任意で引き出したい時は、かえってやりにくいケースも有ります。内容証明で出すのか、それ以外の書留等で通知するのかは、ケースごとに個別に判断する必要が有ります。

◎行政書士が受任した場合の、業際問題についての確認

重要な確認事項は下記になります。

• ・本人からの直接的な依頼かどうかの確認。本人の意思の確認。
• ・文章作成の内容が行政書士の業務と言えるものなのかの確認。
• ・行政書士倫理から見て正しいといえるものなのかどうかの確認。

◇具体的な例

・本人からの直接的な依頼意思ではなく、興信所や会社などからの依頼。・本人確認は必ず本人確認がしっかり取れるもので行います。

・債権回収業務などで、弁護士法違反のおそれのある場合。

・公序良俗に反する通知内容の作成や、偽りによる相手方特定のための、職務上請求書の使用による戸籍・住民票の取得問題。
など、様々な問題が有ります。

・倫理問題は、法律と違い具体的に明文化されていないケースも多いのですが、高い職業倫理意識をもって業務に臨むために大切であります。なお、内容証明の作成や差出自体は、依頼者からの一方的な意思通知で有り、直ちに紛争に介入するものではないと一般的に考えられていますが、書面作成、通知などを逸脱、その後も紛争に介入するというケースでは、弁護士法違反となる恐れが高いと思われます。

◎内容証明などの業務は、主に「権利義務又は事実証明に関する書類」の作成業務と捉えられますので、依頼者の希望を聞き取り、その希望内容を正確に書面におこし、内容証明等の書面にすることで依頼者の権利義務を明らかにして、解除・取り消し・無効主張など様々な法的な通知を行うお手伝いを致します。ですので、内容証明等の書類を作成するにあたり、依頼者との打ち合わせにおいて、依頼者の背景、事情、経緯、契約内容、要望事項、守秘事項等様々な点について聴き取りをさせて頂きます。

本日はここまでとします。次回に続きます。
またのご訪問お待ちしております。