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内容証明郵便の書き方~タイトル(標題)

2018/7/27

こんにちは。本日は、内容証明郵便の書き方~タイトル(標題)について説明します。

◎利用される内容証明郵便の種類

・内容証明郵便はの種類は、次のように利用されております。

1.普通の内容証明郵便の利用

・受取人1人に対して内容証明郵便を出すとき、これになります。この場合でも、差出人及び受取人の住所氏名をきちんと記載するのが通例で、最も多く利用されている型になります。

2.完全同文内容証明郵便の利用

・2人以上の受取人に同文の内容証明郵便を出すとき、これを利用します。この場合でも、受取人の住所氏名を連名で全員記載するのが通例であります。
・なお、実務上1度に作成している同文文書の数は、この場合、受取人の数が増えるごとに1通ずつ増えていきます。

3.不完全同文内容証明郵便の利用

・上記2の場合で、受取人の住所氏名を連名で記載することに不都合があるときに、また、そうしたくないとき、これを利用することになります。
・なお、この場合は、内容文書と謄本を別々に作る必要があります。

◎内容証明郵便の中身とその書き方

・内容証明郵便の中身をどうするか。これが最も重要なことであります。何をどう書くか、また、どのようなタイトルで書くかです。

1.タイトル(標題)

・内容証明郵便のうち、標題のついたものが圧倒的に多いようであります。例えば、「貸金請求書」、「家賃値上通知書」などど記載してあります。更に、標題の中で多いのは、「通知書」、「通告書」、「請求書」、「催告書」、「警告書」といった短い型のものです。
・内容証明郵便の文章は、簡潔明快に書かれます。標題がつくと、文書全体が、更に引き締まった感じがします。それでこのような「標題型」のスタイルが多いのだと思います。
・もちろん、標題のないものもあります。

2.前文・後文

・手紙では、冒頭に時候の挨拶などの前文を書きますし、文末には終わりの挨拶や語句などの後文を書きます。しかし、内容証明郵便の文中には、これらは殆んど使われません。標題型の文書では、挨拶文は余計なものとしてはぶかれます。
・挨拶文を意識的に書く場合もあります。受取人に対し、悪感情をなるべく抱かせないように気を使う場合であります。そうでなくても、普通の手紙や通常の商業文のような形式をとりたいこともあって、そのような場合は、「標題抜き挨拶型」の文書を作成することとなります。

本日はここまでとします。次回、内容証明郵便の書き方~本文に続きます。
またのご訪問お待ちしております。

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