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内容証明(内容文書)作成のルール

2018/7/3

こんにちは。本日は、内容文章作成のルールについて説明します。

・実は内容文書の作成に一定の条件が要求されております。手紙であれば何でもいいというわけではありません。そして、その条件を満たしたものだけが、内容証明の取扱いを受けるのであります。
・条件はこうです。「仮名、漢字及び数字のみを記載した文書1通のみを内容とする郵便物」につき内容証明の取扱いを行うが、「英字(固有名詞に限ります。)及び括弧、句点その他一般に記号として使用されるもの」も上記文書に記載することができます。また、内容証明の取扱いは、「書留とする郵便物」についてこれを行うものであります。
・上記の条件の内容をいくつかに分けて説明します。

(1)文書1通のみを内容としていること

1.文書2通を内容としたものは、内容証明とすることができないということであります。
・ただし、1通の文書としての形式を備えておれば、内容が2通以上の文書であっても、内容証明の取扱いを受けることができます。
2.内容文書以外の文書や図面、返信用封筒その他の物品は、同封できません。
3.為替証書、小切手、手形、その他の有価証券は、内容文書とすることができず、また添付、同封もできません。

(2)次の文字又は記号によって記載されていること

1.仮名(ひらがな及びカタカナ)
2.漢字(漢字を使っていても中国分、韓国分は許されません)
3.数字(算用数字や漢数字も使えます)
4.英字(固有名詞に限ります。英文は許されません)
①英字のみを用いた商品名、英字を含んだ商品名、型式等で、その名称がその商品、型式等に限って使用されているものは、固有名詞としての取扱いを受けます。
②英字を用いている登録された商標等は、どんな簡単なものでも使用は認められません。図案、模様、書体等が厳格に定められているため、証明が困難だからであります。
5.カッコ
6.句読点
7.一般に記号として使用されるもの
①一般に商標、単なる略語及び自然科学部門等で使用されている各種の単位又は符号を示す文字等で、文書の中で何を表しているかが容易に判別でき、他の意味に解されるおそれのないものは、便宜、記号として取扱われます。
②文字を円、三角形、四角形等、簡単なワクで囲んだもの

(3)一般書留とした郵便物であること

・書留というのは、日本郵便株式会社が、郵便物の引受けから配達に至るまでの記録をし、もし、送達の途中で郵便物を無くしたり、き損したりした場合、差出しの際申し出た損害要償額の全部又は一部を賠償するという制度であります。

※ポイント

・内容文書の作成にあたって、上記に説明した条件を整えれば、内容証明を受けることができます。これ以外の制限はありません。形式も自由であります。押印の有無も関係ありません。

本日はここまでとします。次回、内容証明(謄本)作成のルールに続きます。
またのご訪問お待ちしております。

 

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